Як запобігти потраплянню легальних електронних листів до спаму

Я впевнений, що вам доводилося стикатися з неприємним питанням "чому мої імейли потрапляють у спам?". Таке трапляється частіше, ніж ви думаєте. Насправді, за деякими даними, до 50% імейлів потрапляє до спаму.

Поштові сервіси автоматично класифікують повідомлення як спам, якщо вони "виглядають" як спам. Загалом, вони досить добре справляються з блокуванням шкідливих або потенційно небезпечних листів, які потрапляють до вашої поштової скриньки. Але ці фільтри не є досконалими, і іноді ви можете бачити, що до папки "Спам" потрапляють повідомлення, які ви хотіли б відправити.

Звичайно, завжди корисно регулярно перевіряти папки "Спам" і "Небажана пошта" на випадок, якщо туди потрапив лист від легітимного відправника - особливо якщо ви чекаєте від нього відповіді і дивуєтесь, чому він не відповів. Однак існують також способи запобігти цьому - з обох боків.

Як запобігти потраплянню імейлів легітимних відправників до моєї папки "Спам"?

1. Aнадішліть електронну адресу відправника своїм контактам: Це повідомляє вашому провайдеру послуг електронної пошти, що ви довіряєте цій адресі, і фактично вносить її до білого списку.
2. Перевірте папку "Спам" і позначте легітимні листи як "Не спам: Якщо туди потрапив легальний імейл, виберіть його і позначте як "Не спам". Ви також можете позначити адресу цього відправника у своїх налаштуваннях як "безпечного відправника".

Як запобігти потраплянню моїх листів до чужої папки "Спам"?

1. Використовуйте надійного постачальника послуг електронної пошти: Однією з ознак, на яку звертають увагу спам-фільтри, намагаючись відловлювати повідомлення, є перегляд IP-адреси, пов'язаної з адресою відправника, і перевірка того, чи є на неї скарги на спам. Якщо такі є, то легітимні адреси електронної пошти можуть бути позначені просто через зв'язок з ними. Усі провідні провайдери, такі як Microsoft, Google і Yahoo, вживають заходів, щоб запобігти використанню спамерами їхніх платформ, що допомагає гарантувати, що зловмисні дії спамерів не зашкодять доставці ваших листів.
2. Вичитуйте свої електронні листи: Якщо ваші листи звучать так, ніби вони були написані поспіхом (або за допомогою комп'ютера), це може бути червоним прапором для спам-фільтрів. Якщо у ваших листах зрідка трапляються помилки, це не спричинить серйозних проблем. Але якщо ваші листи рясніють помилками, граматичними помилками та реченнями, які просто звучать... незрозуміло, то існує ризик, що спам-фільтри зупинять їх.
3. Не пишіть "спамерські" теми: Якщо раніше існували конкретні списки "слів-тригерів спаму", яких слід уникати у ваших листах, то зараз спам-фільтри набагато досконаліші. Намагайтеся уникати знаків оклику, великих літер і використання смайликів.
4. Видалити "покинуті" адреси електронної пошти зі своїх контактів: Один з показників, який використовують спам-фільтри для відлову помилкових імейлів, - це відсоток активних імейлів, на які ви надсилаєте повідомлення. Якщо цей відсоток занадто низький, це може бути ознакою того, що ви надсилаєте спам. Щоб цього не сталося, вам слід регулярно видаляти адреси, пов'язані з неактивними акаунтами.
5. Використовуйте інструмент перевірки спаму: Інструмент перевірки спаму допоможе вам визначити, чи не потрапляють ваші імейли до спаму. Просто надішліть імейл на вказану вами адресу, щоб автоматично отримати звіт про те, наскільки велика ймовірність того, що ваш лист потрапить до папки "Спам" одержувача.
6. Мати чітку адресу "відправника": Адреса відправника - це те, що з'являється в полі "Від кого", коли хтось переглядає ваш імейл. Якщо ваша адреса відправника складається з випадкових символів або просто звучить підозріло, ви ризикуєте, що ваш імейл буде позначено як спам. Тому ми рекомендуємо уникати адрес відправників, які містять багато цифр або абракадабру. Використовуйте або ім'я людини, або назву вашої компанії. 

Як додати новий контакт у Microsoft Outlook

Ви можете зробити це двома способами - або з електронного листа, або з нуля. Дотримуйтесь інструкцій нижче або подивіться відеоурок ТУТ

Додайте контакт з електронної пошти:

1. Клацніть правою кнопкою миші ім'я в рядку Кому, Копія, Копія або Від кого
2. Виберіть "Додати до контактів Outlook
3. Додайте будь-яку додаткову інформацію за бажанням
4. Виберіть "Зберегти та закрити

Додайте контакт з нуля:

1. Виберіть "Люди  > "Новий контакт
2. Додайте будь-яку додаткову інформацію за бажанням
3. Виберіть "Зберегти та закрити

Як позначити імейл як "Не спам" або "Небажана кореспонденція" в Microsoft Outlook

У десктопній програмі Microsoft Outlook (не плутати з Outlook.com, описаною нижче) є спеціальна опція, яка запобігає позначенню листів як спам. Натисніть кнопку "Спам" у розділі "Видалення" на стрічці та виберіть "Ніколи не блокувати відправника".

Докладні відомості див. на сторінці служби підтримки Microsoft ТУТ

Ви також можете змінити рівень захисту у фільтрі небажаної пошти у своїх налаштуваннях, просто дотримуйтесь цієї інструкції ТУТ

Сподіваємося, тепер ви розумієте, чому листи потрапляють до спаму, а також що ви можете зробити, щоб уникнути цього. Якщо ви дотримуватиметеся описаних вище рекомендацій, ви можете бути впевнені, що ваші імейли потраплять до чиєїсь вхідної скриньки, а не будуть поховані в папці "Смітник" або "Спам".

Якщо у вас все ще виникають проблеми зі спамом, зв'яжіться з нашою технічною командою ADRA Source, написавши електронною поштою [email protected].