2025 Költségvetési eszköz
Idén az ADRA International a Microsoft Teams-on keresztül elérhető Power App-ot használja a 2025-ös költségvetés elkészítésének megkönnyítésére.
A 2025-ös költségvetési év a "nullás költségvetésen" fog alapulni, ami azt jelenti, hogy amennyire csak lehetséges, ne a 2024-es költségvetést és tényleges adatokat tekintse kiindulópontnak, hanem inkább azt mérje fel, hogy mik a költséghely alapvető követelményei. Az alelnökök (VP-k) és a pénzügyi csoport dolgozott a költségvetési kiosztásokon, és ők (az alelnökök) fogják kiosztani a költségvetést az általuk vezetett költséghelyeknek.
A költséghelytulajdonosok a Microsoft Teams-on keresztül férhetnek hozzá az eszközhöz, és kezelhetik a számlaelosztásokat az összes költséghelyhez, amelyekért felelősek, új számlakódokat, személyzetet igényelhetnek.
Nézze meg az alábbi videót a 2025-ös költségvetés-tervezési eszköz lépésről lépésre történő bemutatásához, vagy kövesse az alábbi lépésről lépésre történő utasításokat.
1. lépés: A "Költségvetés" elérése
A Költségvetési eszköz eléréséhez nyissa meg a Teams alkalmazást:
- Kattintson a Microsoft ikonra a képernyő alján a Windows keresősáv megnyitásához.
- Írja be a "Teams" szót a keresősávba, és a találati listában meg kell jelennie a csapatoknak.
- Kattintson a "Microsoft Teams App" gombra a Teams megnyitásához.
A Microsoft Teams megnyitása után megnyithatja az alkalmazást.
- Kattintson a bal oldali "Alkalmazások" menüpontra. A jobb oldalon megjelenik az alkalmazások listája.
- A "Built for your org" szakasz alatt találja a "Budgets (PowerApps)", amelyre kattintva megnyithatja az alkalmazást.
- Az alkalmazás első megnyitásakor egy listát kap azokról a modulokról, amelyekhez az alkalmazás hozzáférhet, és amelyekkel egyet kell értenie, mielőtt az alkalmazás futni fog.
A Költségvetés alkalmazás egy betöltő képernyőt jelenít meg.
Ha a Költségvetés alkalmazás betöltődött, lehet, hogy nem látja azonnal a költségvetések részleteit, de az alkalmazás tetején láthatja, hogy az adatok betöltődnek.
2. lépés: Navigálás a Költségvetés alkalmazásban
Az adatok betöltése után láthatja a kiválasztott költséghelyhez kapcsolódó számlákat. Ez az alkalmazáson belüli különböző lehetőségek leírása.
- Az összes "Költséghely", amelyhez hozzáférhet, itt látható lesz, a lefelé mutató nyílra kattintva és a kívánt költséghely kiválasztásával megváltoztathatja a költséghelyet, amelyen dolgozni szeretne.
- Ez a gyökér menüpont, amelyről a következőkben lesz szó.
- A "Számlakategóriák" fülek formájában jelennek meg a tetején, vegye figyelembe, hogy nem minden költséghelynek ugyanazok a kategóriái, így ez a kiválasztott költséghelytől függően eltérő lehet.
- A kiválasztott számlakategórián belül a "Számla keresése" segítségével szűrheti a számlát.
- Ha törölni szeretné a fiókszűrőt, kattintson a szűrő jobb oldalán lévő visszavonó nyílra.
A kiválasztott számlatípus és a teljes költséghely végösszege az alkalmazás képernyőjének alján jelenik meg; vegye figyelembe, hogy a fennmaradó és a rendelkezésre álló összegek az alapján kerülnek kiszámításra, hogy az alelnök mit osztott ki az adott költséghelyre.
A navigációs menü segítségével az alkalmazás különböző részeihez léphet.
- Személyzeti allokációk - minden egyes költséghely tulajdonosának fel kell osztania a fizetések és utazások százalékos megoszlását az irányítás és általános költségek, a programok, az adománygyűjtés és a nyilvános kapcsolatok között.
- Pénzeszközök elosztása - Ez a funkció csak az alelnökök számára érhető el, és itt oszthatják el a pénzeszközeiket az általuk kezelt költséghelyek között.
- Kérés
- Számla - Ha új számlára van szüksége a költségvetéshez és a pénzügyek részletesebb nyomon követéséhez, kérhet számlakódokat; ezeket a pénzügyi csapat felülvizsgálja és jóváhagyja.
- Személyzet - ha több személyzeti erőforrásra van szükség, akkor itt kell kérvényeznie.
- Támogatás
- Segítségkérés - Ez egy gyors és egyszerű módja a dokumentáció elérésének.
- Nyúlj a segítségért - Ha még mindig elakadtál, kérhetsz segítséget.
3. lépés: A költséghely költségvetésének felülvizsgálata és frissítése
Ennek az alkalmazásnak a fő célja a 2025-ös költségvetés beállítása a költségközponton belüli összes számlához.
A felső lapon a Számlatípusok lapok formájában jelennek meg; a kiválasztott Számlatípuson belüli számlák az alábbi táblázatban. MEGJEGYZÉS: a pénzügyi és a HR-csapat frissíti a "Személyzeti és kapcsolódó költségek"-et.
A számlatáblázat három fő részből áll.
- Az első a fehér rész, ahol a kód, a leírás és a 2023-as kiadás (tényleges - az utolsó teljes körűen jelentett év) látható.
- A második, kék színnel árnyékolt rész, amely a 2024-es év eddig (YTD), ha ez hasznos, akkor megadhatja, hogy mit fog még költeni 2024 hátralévő részében, hogy megtudja, milyen lesz a teljes 2024-es tényleges kiadása. Felhívjuk figyelmét, hogy ez nem szükséges a 2025-ös költségvetés-tervezés részeként, és segédletként szerepel.
- A harmadik szakasz a 2025-ös költségvetés-tervezési folyamathoz szükséges; itt megadhatja a 2025-re tervezett kiadásokat, és ideális esetben egy megjegyzést is rögzíthet, amely segít felidézni, hogyan jutott erre a becslésre, bár ez elsősorban az Ön számára szolgál referenciaként, de hasznos lehet az alelnök és a pénzügyi csapat számára, hogy megértsék, mit takar a számadat.
Számlaadatok
- 2024-es szakasz: mivel a pénzügyi év még nem zárult le, csak a 2024. júliusi állapotot jelző Year To Date (YTD) adatot tudjuk megadni (1); megadhatja a 2024-re tervezett fennmaradó kiadásait (2), amelyeket összeadva megkapja a 2024-es kiadások becsült összegét.
- A megjegyzés ikon az előrejelzésekkel kapcsolatos információk rögzítéséhez.
- Adja meg a 2025-ös költségvetést.
- A 2025-ös számítás miért, mit és hogyan történő kiszámítása hasznos lehet a saját maga, az alelnök és a pénzügyi csapat számára.
- Láthatja a 2025-ös költségvetés módosításainak előzményeit; ha szürke, az azt jelenti, hogy az adott soron nem történt módosítás.
4. lépés: Új számlák igénylése
Ha több számlát kell vagy szeretne hozzáadni a költséghelyéhez, ami lehetővé teszi a tényleges adatok részletesebb rögzítését.
- Kattintson a jobb felső menü ikonra, hogy megnézze a lehetőségeket.
- Kattintson a "Fiók" gombra a Kérelem rész alatt.
Mostantól lehetőséged van további fiókot igényelni. MEGJEGYZÉS: ez egy többlépcsős folyamat, először Ön kéri az új számlát, majd a pénzügyi csoporton belül valaki felülvizsgálja, jóváhagyja és létrehozza az új számlát az ADRA International számlakeretében.
- Válassza ki a számlakategóriát
- Adja meg a számla leírását.
Az imént igényelt számla most megjelenik, és a számla kódja "ÚJ" lesz.
A véletlenül hozzáadott fiókokat is törölheti, ha a fiók sorának jobb oldalán található szemetesre kattint. Ha a szemetes kuka ki van kapcsolva (szürke), az azt jelenti, hogy a fiókot már létrehozták.
5. lépés: A személyzeti szerepek elosztása
A költségvetés egyik szakasza a személyzettel kapcsolatos, és azzal, hogy költségeik hogyan oszlanak meg az irányítás és általános költségek, a programok, az adománygyűjtés és a közkapcsolatok között. Ez egy százalékos becslés, és a négy csoport összegének összesen 100%-nek kell lennie. MEGJEGYZÉS: a rendszer nem engedi, hogy 100 felosztás fölé menjünk.
- Zárja be ezt a képernyőt, és térjen vissza a fő költségvetési képernyőre.
- Új pozíciók igénylésének rövidítése
Az összes érték összege 100%
6. lépés: Új álláshelyek igénylése (személyzet)
Ha a részlegének további szerepkörökre van szüksége, kétféleképpen nyújthatja be kérését; az első a főmenüben (1), majd a Kérelem résznél válassza a Személyzet (2) menüpontot.
A második a "+ Új pozíció igénylése" gyorsgomb a személyzet elosztása képernyőn.
Új munkatárs (pozíció) igénylésekor a következő képernyőt használja. MEGJEGYZÉS: ebben a szakaszban a pozíció címét adja hozzá, ezt a pozíciót felülvizsgálják és jóváhagyják, és ekkor tudja majd kitölteni a munkatárs adatait.
- Adja meg a pozíció nevét, és kattintson a "+Add" gombra.
- A képernyőt a jobb felső sarokban lévő X gombra kattintva zárhatja be.
Az Ön pozíciói három státuszban lehetnek: Foglalkoztatott, Igényelt és Jóváhagyott.
- Az egyes státuszokban lévő pozíciók száma
- A teljes allokáció (%) az összes pozícióban.
Segítség
GYIK (Gyakran Ismételt Kérdések)
- Nem látom az adataimat
- Ennek oka lehet, hogy az adatok még nem töltődtek be, aminek több oka is lehet, de az elsődleges ok az internetkapcsolat, a másodlagos ok pedig a profiljához kapcsolódó költséghelyek és számlák száma. Az adatok betöltését általában a képernyő tetején látható animált pontok alapján állapíthatja meg.
EN 
FR 
FR-FR 
HU 
PT 
RU 
SL 
ES 
UK