Outil de budgétisation 2025
Cette année, ADRA International utilise une application Power accessible via Microsoft Teams pour faciliter l'établissement du budget 2025.
L'année budgétaire 2025 sera basée sur un "budget zéro", ce qui signifie que vous devez essayer autant que possible de ne pas prendre le budget et les données réelles de 2024 comme point de départ, mais plutôt d'évaluer les besoins essentiels de votre centre de coûts. Les vice-présidents (VP) et l'équipe financière ont travaillé sur les allocations budgétaires et ils (les VP) alloueront des budgets aux centres de coûts dont ils sont responsables.
Les responsables des centres de coûts pourront accéder à l'outil par l'intermédiaire de Microsoft Teams et gérer les attributions de comptes pour tous les centres de coûts dont ils sont responsables, demander de nouveaux codes de comptes, le personnel.
Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir l'outil de budgétisation 2025, ou suivez les instructions pas à pas ci-dessous.
Étape 1 : Accéder aux "Budgets
Pour accéder à l'outil de budgétisation, vous pouvez ouvrir Teams :
- Cliquez sur l'icône Microsoft en bas de votre écran pour ouvrir la barre de recherche Windows.
- Tapez "Équipes" dans la barre de recherche et vous devriez voir apparaître Équipes dans la liste des résultats.
- Cliquez sur "Microsoft Teams App" pour ouvrir Teams.
Une fois Microsoft Teams ouvert, vous pourrez ouvrir l'application.
- Cliquez sur l'option de menu "Apps" sur le côté gauche. Une liste d'applications s'affiche à droite.
- Dans la section "Built for your org" vous trouverez "Budgets (PowerApps)", vous pouvez cliquer et ouvrir l'application.
- Lorsque vous ouvrez l'application pour la première fois, vous recevez une liste de modules auxquels l'application peut accéder et que vous devez accepter avant que l'application ne fonctionne.
L'application Budgets affiche un écran de chargement.
Une fois l'application Budgets chargée, vous ne verrez peut-être pas immédiatement les détails de vos budgets, mais vous pourrez voir en haut de l'application que les données sont en train d'être chargées.
Étape 2 : Navigation dans l'application Budget
Une fois les données chargées, vous verrez les comptes liés au centre de coûts sélectionné. Voici une description des différentes options de l'application.
- Tous les "centres de coûts" auxquels vous avez accès seront visibles ici. Vous pouvez changer le centre de coûts sur lequel vous travaillez en cliquant sur la flèche vers le bas et en sélectionnant le centre de coûts sur lequel vous voulez travailler.
- Il s'agit de l'option de menu racine qui sera abordée plus loin.
- Vos "catégories de compte" seront listées sous forme d'onglets dans la partie supérieure. Notez que tous les centres de coûts n'ont pas les mêmes catégories et que celles-ci peuvent donc différer en fonction du centre de coûts sélectionné.
- Vous pouvez, à l'intérieur de la catégorie de compte sélectionnée, filtrer le compte à l'aide de la fonction "Rechercher un compte".
- Si vous souhaitez effacer votre filtre de compte, cliquez sur la flèche d'annulation à droite du filtre.
Le total pour le type de compte sélectionné et votre centre de coûts global s'affichera au bas de l'écran de la demande ; notez que les totaux restants et disponibles sont calculés sur la base de ce que votre VP a alloué à ce centre de coûts.
Vous pouvez utiliser le menu de navigation pour accéder aux différentes parties de l'application.
- Affectation du personnel - chaque propriétaire de centre de coûts devra répartir le pourcentage de salaires et de déplacements entre la direction et les services généraux, les programmes, la collecte de fonds et les relations publiques.
- Distribuer les fonds - Cette fonction n'est disponible que pour les vice-présidents et leur permet de distribuer leurs fonds entre les centres de coûts dont ils sont responsables.
- Demande
- Compte - Si vous avez besoin d'un nouveau compte pour établir votre budget et suivre vos finances plus en détail, vous pouvez demander des codes de compte ; ceux-ci seront examinés et approuvés par l'équipe financière.
- Personnel - si des ressources en personnel supplémentaires sont nécessaires, vous en ferez la demande ici.
- Soutien
- Obtenir de l'aide - Il s'agit d'un moyen rapide et facile d'accéder à la documentation.
- Tendez la main - Si vous êtes toujours bloqué, vous pouvez demander de l'aide.
Étape 3 : Examen et mise à jour du budget du centre de coûts
La principale raison d'être de cette application est de définir le budget 2025 pour tous les comptes de votre centre de coûts.
En haut, vous trouverez vos types de comptes sous forme d'onglets et les comptes du type de compte sélectionné dans le tableau ci-dessous. NOTELes équipes des finances et des ressources humaines mettront à jour vos "frais de personnel et frais connexes".
Le tableau des comptes se compose de trois parties principales.
- La première est la section blanche où vous pouvez voir le code, la description et la dépense 2023 (réelle - dernière année entièrement déclarée).
- La deuxième section, en bleu, correspond à l'année 2024 à ce jour. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer ce que vous prévoyez de dépenser pour le reste de l'année 2024 afin d'avoir une idée de ce que sera votre budget réel pour l'année 2024. Veuillez noter que cette information n'est pas requise dans le cadre de l'établissement du budget 2025 et qu'elle a été incluse à titre d'aide.
- La troisième section est nécessaire pour le processus de budgétisation 2025 ; vous pouvez saisir les dépenses prévues pour 2025 et, idéalement, enregistrer un commentaire qui vous aidera à vous souvenir de la manière dont vous êtes parvenu à cette estimation.
Détails du compte
- Section 2024 : comme l'exercice financier n'est pas encore terminé, nous ne pouvons vous donner qu'une année à ce jour, c'est-à-dire en juillet 2024 (1) ; vous pouvez saisir vos dépenses restantes prévues pour 2024 (2), qui seront additionnées pour vous donner une estimation de vos dépenses en 2024.
- L'icône de commentaire permet d'enregistrer des informations sur les projections.
- Saisissez votre budget 2025.
- L'ajout de commentaires sur le pourquoi, le quoi et le comment de votre calcul de 2025 peut être utile pour vous-même, le vice-président et l'équipe financière.
- Vous pourrez voir l'historique des modifications apportées au budget 2025 ; si la ligne est grise, cela signifie qu'aucune modification n'a été apportée à cette ligne.
Étape 4 : Demande de nouveaux comptes
Si vous souhaitez ou devez ajouter des comptes à votre centre de coûts, ce qui vous permettra d'enregistrer vos données réelles de manière plus détaillée.
- Cliquez sur l'icône du menu en haut à droite pour voir les options qui s'offrent à vous.
- Cliquez sur "Compte" sous la section "Demande".
Vous pouvez maintenant demander un compte supplémentaire. REMARQUE : il s'agit d'un processus en plusieurs étapes, d'abord vous demanderez le nouveau compte, et ensuite quelqu'un de l'équipe financière examinera, approuvera et créera le nouveau compte dans le plan comptable d'ADRA International.
- Sélectionnez la catégorie de compte
- Saisissez la description du compte.
Le compte que vous venez de demander s'affiche alors et son code de compte est réglé sur "NOUVEAU".
Vous pourrez également supprimer les comptes que vous avez ajoutés accidentellement en cliquant sur la corbeille située à droite de la ligne du compte. Si la corbeille est désactivée (grise), cela signifie que le compte a déjà été créé.
Étape 5 : Attribution des rôles du personnel
Une section de votre budget est consacrée au personnel et à la répartition de ses dépenses entre la gestion et les affaires générales, les programmes, la collecte de fonds et les relations publiques. Il s'agit d'une estimation en pourcentage et le total des quatre groupes devrait s'élever à 100%. NOTELe système ne vous permettra pas de dépasser les 100 allocations.
- Fermez cet écran et revenez à l'écran principal de budgétisation.
- Raccourci pour demander de nouveaux postes
La somme de toutes les valeurs doit être de 100%
Étape 6 : Demande de nouveaux postes (personnel)
Si votre service a besoin de rôles supplémentaires, vous pouvez soumettre votre demande de deux manières : la première consiste à passer par le menu principal (1), puis à sélectionner Personnel (2) dans la section Demande.
La seconde se trouve dans le bouton de raccourci "+ Demander un nouveau poste" sur l'écran d'affectation du personnel.
Pour demander un nouveau membre du personnel (poste), vous utiliserez l'écran suivant. NOTE : à ce stade, vous ajoutez le titre du poste. Ce poste sera examiné et approuvé et vous pourrez alors compléter les détails concernant le membre du personnel.
- Saisissez le nom du poste et cliquez sur le bouton "+Ajouter".
- Vous pouvez fermer l'écran en cliquant sur le bouton X en haut à droite.
Vos postes peuvent avoir trois statuts : Employé, Demandé et Approuvé.
- Le nombre de postes dans chacun des statuts
- L'allocation totale (%) pour l'ensemble des postes.
Aide
FAQ (Foire aux questions)
- Je ne vois pas mes données
- Cela peut être dû au fait que les données n'ont pas encore été chargées, ou à de multiples raisons, mais la raison principale est votre connectivité Internet et les raisons secondaires sont le nombre de centres de coûts et de comptes associés à votre profil. Vous pouvez généralement savoir si les données sont en cours de chargement en regardant en haut de l'écran où vous verrez des points s'animer.
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