Vos projets 2020 sont-ils à jour dans LogAlto ?

Introduction

LogAlto est un outil de gestion de projet spécialisé dans le suivi et l'évaluation (M&E). Il est très efficace pour aider les bureaux à suivre les projets, les activités et les progrès vers les objectifs du projet. En outre, il nous aide à améliorer nos connaissances sur la façon dont nous mettons en œuvre des projets dans des secteurs ou des donateurs spécifiques au niveau du réseau, de la région et de la localité.

Ce guide ne se concentre cependant que sur un sous-ensemble de fonctionnalités pour garantir que vos projets seront inclus dans le rapport qu'ADRA International facilite pour la consommation publique de nos supporters et de notre administration.

TUTORIAL VIDEO

Regardez ce tutoriel vidéo ci-dessous pour vous assurer que vos projets sont à jour pour 2020 en vue du rapport annuel 2020 d'ADRA International !

GUIDE D'UTILISATION

Ou bien suivez ce guide facile en 6 étapes ci-dessous :

Première étape : Connexion

https://adrasource.org a maintenant un lien de menu pratique en haut pour vous aider à naviguer vers LogAlto.

Vous avez la possibilité de vous connecter ; si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez le lien Mot de passe oublié ; si vous n'avez pas encore été ajouté à LogAlto, envoyez un courriel à l'adresse suivante [email protected] avec les détails des utilisateurs qui doivent être ajoutés, quel bureau et s'ils ont des autorisations spécifiques ; veuillez CC (Carbon Copy) votre CD (Country Director) dans la demande.

Deuxième étape : le tableau de bord

Vous devriez automatiquement voir le tableau de bord qui contient une infographie montrant l'impact global du réseau ADRA. Les bureaux peuvent élargir le groupe régional pour voir les chiffres des bureaux individuels et encore une fois pour voir les projets individuels.

Ce rapport ne comporte que trois aspects essentiels : le nombre de projets, les bénéficiaires servis et les dépenses engagées pour y parvenir.

Troisième étape : Projets et filtrage

En déplaçant votre souris sur les icônes de gauche (<), vous afficherez l'élément de menu où vous pouvez cliquer sur les projets.

Il s'agit de tous les projets dans lesquels votre bureau est impliqué. Notez que si l'en-tête indique qu'il existe des filtres, vous ne verrez pas tous les projets et devrez soit effacer les filtres, soit cliquer sur le bouton de recherche à droite (>) pour configurer votre filtre.

Le filtrage des projets pour le rapport annuel est basé sur le fait que les dates de début et de fin des projets se situent dans l'année 2020 ; ainsi, si vous définissez le filtre de la date de début comme étant avant la fin de 2020 et la date de fin comme étant après le début de 2020, vous devriez voir tous les projets pertinents. Cela semble un peu rétrograde, alors prenez le temps de le comprendre si vous voulez l'utiliser de cette façon. Vous pouvez également définir le statut sur Actif, Terminé et Annulé car tous les autres statuts (Idée et Fermé comme Duplicata) sont ignorés dans le rapport annuel.

Quatrième étape : Modifier les projets

Vous pouvez cliquer sur le projet pour voir les détails du projet et accéder aux sous-menus du projet.

NOTEPour modifier les détails du projet, vous devrez cliquer à nouveau sur le crayon à côté du nom du projet.

Note les principaux champs à remplir sont les suivants : Code ou Acronyme, Titre, Date de début, Date de fin, Statut (Actif, Terminé, Annulé), Bureau(x) ADRA, Localisations, Secteurs (essayez de n'en ajouter qu'un), et si COVID, ajoutez les TAGS (COVID-19 ou PIVOT-COVID-19).

Cinquième étape : Cadre logique du projet (nombre de bénéficiaires)

Vous pouvez cliquer sur le sous-menu Logframe à droite (>) pour accéder aux logframes des projets, où sont enregistrés les comptes des bénéficiaires primaires (directs) et secondaires (indirects).

Cliquez sur l'option de menu Saisie de données en haut à droite (>) pour saisir les informations réelles.

NOTE: saisissez les données dans le Réel Trimestriel Si vous entrez les données dans le champ "Project to Date", cela signifie qu'elles seront ajoutées aux chiffres précédemment ajoutés ; si vous entrez les données dans le champ "Project to Date", cela fixera le total pour le projet et signifie également que nous ne pouvons pas isoler les informations sur le bénéficiaire 2020.

Idéalement, vous disposez des données dans un format désagrégé ; dans ce cas, entrez les données par catégorie du mieux que vous pouvez. Si ce n'est pas le cas (et que le rapport annuel ne fait pas de distinction), désélectionnez l'option Calcul automatique en haut de la page et entrez simplement le montant du grand total.

Sixième étape : Budget du projet

Dans le projet, vous pouvez ajouter la valeur du projet pour 2020 dans le sous-menu à droite (>) More > Project Budget.

Cliquez sur le bouton Ajouter une dépense de projet sur la droite (>).

Le projet devrait s'afficher automatiquement, puis saisissez le montant du projet. Le seul champ que vous n'avez pas besoin de remplir est le montant (USD - auto rempli) car nous utilisons une conversion générique pour 2020 entre la devise saisie et l'USD afin d'avoir une norme de rapport commune.

NOTEVous pouvez ajouter plusieurs valeurs ; nous ajoutons toutes les valeurs dont la date se situe dans l'année sur laquelle porte notre rapport (2020).

Il s'agit d'un exemple où un bureau a ajouté plusieurs lignes pour un projet pour 2020 parce qu'une partie de celui-ci était en nature, une autre partie était un financement interne (au pays) et le reste était un financement externe. Vous pouvez également procéder de cette manière si vous souhaitez séparer les contributions de différents bureaux.